Nadat wij de juridische ins en outs van een ontslagzaak hebben besproken, vragen veel werkgevers ons ook mee te denken over de praktische kant van de zaak. En dat begint dan bij: hoe en wanneer breng ik het slechte nieuws? Een veel gehoorde vraag is ook: wat kan ik beter wel of juist niet zeggen?
De winst van een goede aanpak
Een goede aanpak van het slechtnieuwsgesprek is belangrijk. Je wilt natuurlijk voorkomen dat je dingen zegt die de juridische onderbouwing van jouw zaak schaden, maar bovenal wil je op een respectvolle manier afscheid nemen. Dat levert namelijk veel op. Het voorkomt rechtszaken omdat werknemers het ontslag sneller accepteren en ook eerder bereid zijn om mee te werken aan een oplossing in overleg. Bovendien draagt het bij aan het imago van de organisatie en kijkt een werknemer er positiever op terug.
Wij geven je vijf tips. Deze zijn niet alleen bruikbaar in geval van ontslag, maar ook bij ander slecht nieuws in de arbeidsrelatie.
1. Timing is everything
Het slechte nieuws bespreek je natuurlijk persoonlijk met de werknemer. Nu veel werknemers thuiswerken wordt misschien overwogen om het gesprek via Zoom te voeren. Wij raden dat af vanwege de emotionele lading van het gesprek.
Kies voor het gesprek ook een geschikte dag. Houd rekening met de persoonlijke omstandigheden van de werknemer en zijn werkplanning. Als jouw werknemer die middag een belangrijke presentatie aan klanten geeft, voer je het gesprek liever niet die ochtend. Plan je het gesprek op vrijdagmiddag, dan gaat de werknemer het weekend in met veel vragen. Het begin van de week heeft daarom de voorkeur. Een werknemer kan dan direct advies inwinnen.
Een meer juridische kanttekening hierbij is dat het, in geval van een ontslagprocedure via het UWV, verstandig kan zijn om het gesprek te voeren na indiening van de ontslagaanvraag. Zo voorkom je dat het opzegverbod een obstakel wordt.
2. Besteed het niet uit
Het brengen van slecht nieuws is geen leuke klus. Maar als jij daarvoor de aangewezen persoon bent, schuif het dan niet af op iemand anders (bijvoorbeeld de HR-manager). Wanneer een werknemer aan tafel zit met iemand die ‘slechts’ de boodschap overbrengt, ontneem je hem de mogelijkheid om direct te reageren naar de persoon die verantwoordelijk is.
3. Draai er niet omheen
Het nieuws wordt niet beter door een uitgebreide inleiding of koetjes en kalfjes vooraf. Laat dit dus achterwege. Breng het slechte nieuws direct en stel je zakelijk op. Kies ook de juiste toon. Hiermee laat je zien dat je je bewust bent van de gevolgen van het slechte nieuws voor de werknemer.
4. Houd het kort
Natuurlijk heb je een goede reden voor het besluit. Vanwege de emoties die het slechte nieuws doorgaans oproept, heeft het geen zin om alle argumenten uitvoerig te bespreken. De werknemer zal eerst het slechte nieuws moeten laten bezinken. Geef ruimte voor de emoties en laat de werknemer reageren. Houd er rekening mee dat deze eerste reactie vooral voortkomt uit de emoties op dat moment. Wees betrokken, maar blijf ook zakelijk. Ga niet inhoudelijk in op de reactie van de werknemer. Zo voorkom je een (op dat moment) zinloze discussie.
5. Maak het vervolg concreet
Om ervoor te zorgen dat de boodschap goed is begrepen, is het aan te bevelen om af te sluiten met een korte samenvatting. Afhankelijk van de situatie kan dit ook het moment zijn om de werknemer een schriftelijk uitgewerkt voorstel te overhandigen. Maak daarnaast duidelijk wat je nu van de werknemer verwacht. Moet hij aansluitend weer aan het werk (dat is in de meeste gevallen niet aan te raden), stel je hem vrij van werk of verwacht je hem over enkele dagen weer op kantoor?
Spreek ook een datum af voor een volgend contactmoment. Wanneer je de werknemer een voorstel tot beëindiging met wederzijds goedvinden hebt gedaan, kun je bijvoorbeeld na enkele dagen informeren of de werknemer al advies heeft ingewonnen en wanneer een inhoudelijke reactie volgt.
Tot slot
Ga altijd zorgvuldig te werk en bereid je goed voor. Besef ook dat iedere situatie anders is en stem jouw aanpak hierop af.
Voer jij binnenkort een slechtnieuwsgesprek? Wij helpen je graag bij een goede voorbereiding. Neem gerust contact met ons op.
Comments